20 september 2018

Een werkvloer die bruist van energie? Zó doe je dat!

Wanneer het verzuimcijfer in een organisatie of afdeling hoger ligt dan 3%, kun je er vanuit gaan dat er niet-medische redenen meespelen die met het werk zelf te maken hebben. Fysieke oorzaken komen doorgaans voor bij zware beroepen zoals in de bouw of in bepaalde zorgfuncties. Maar er kunnen ook mentale oorzaken zijn wanneer er frustratie en stress op de werkvloer heerst. Langdurige fysieke of mentale belasting kan op den duur leiden tot overbelasting en effect hebben op de gezondheid.
Maar hoe weet je wanneer medewerkers overbelast dreigen te raken? En hoe kan dit voorkomen worden?

Werkplezier vs. werkstress
Allereerst is het goed om de samenhang te begrijpen tussen de zaken die rondom het werk energie vragen en energie geven. Een model dat dit verband uitlegt, is het Werkstressoren en Energie Bronnen (WEB) model van o.a. prof. Arnold Bakker. Ook wel bekend als het Job Demands-Recources Model. Het model laat verschillende variabelen zien welke samen leiden tot een positieve of negatieve uitkomst voor de organisatie. In het geval van een positieve uitkomst zal de werktevredenheid bijvoorbeeld hoog zijn. Bij een negatieve uitkomst zal een deel van de medewerkers sneller overwerkt raken (hoog verzuim) of, om dit te voorkomen, op zoek gaan naar een andere baan (hoog verloop).

De oorzaak aanpakken
Met het model wordt ook de complexiteit helder van de aanpak van verzuim of werktevredenheid. In de praktijk wegen werkenergiebronnen namelijk niet 1:1 op tegen werkstressoren.
De steun van collega’s zal bijvoorbeeld niet altijd opwegen tegen een hoge werkdruk. En hoge autonomie of zelfsturing zal niet opwegen tegen frustraties uit slechte communicatie of onduidelijke rol-, en taakverdeling. Kortom, een probleem kan alleen worden opgelost wanneer het wordt aanpakt.

In de praktijk zien wij echter dat er veel wordt gefocust op de symptomen van het probleem. Een hoog ziekteverzuim wordt bijvoorbeeld aangepakt door alléén een fysiek vitaliteitsprogramma aan te bieden of stoelmassages. In realiteit zijn dit een vaak één van de weinige tools waarmee een HR afdeling direct iets kan betekenen.

Recept voor een projectmatige aanpak
Een mooie manier om het goed aan te pakken, is door medewerkers autonomie te geven over het ontwikkelen van de oplossing, steun te geven en een helder proces te faciliteren. Eigenlijk precies zoals een prettige positieve werksituatie zou moeten zijn.

Stap 1: Beeldvorming
Eerst moet er een duidelijk beeld zijn van de échte oorzaken van de werkstressoren en werkenergiebronnen. Het beste is om één projectmanager aan te stellen die verantwoordelijk is voor het proces en in opdracht staat van een stuurgroep. Deze projectmanager moet onafhankelijk zijn ten opzichte van de oplossing en hier dus geen belang in hebben. Deze persoon kan vervolgens een eigen objectief beeld vormen van de oorzaken door in gesprek te gaan met personen die relevant zijn om het probleem te kunnen begrijpen aan te kunnen pakken. Door deze verschillende invalshoeken en verhalen wil je de stakeholders met hun belangen en wensen kunnen overzien.

Stap 2: Selecteer verbeterprojecten en projectteam(s)
Wanneer je de situatie overziet, kun je beter beslissen wat een goede eerste stap is en wie je daarbij nodig hebt. Er kunnen oorzaken zijn die niet aangepakt kunnen worden, zoals een geplande reorganisatie of financiële beperkingen. Wanneer je de projecten hebt geselecteerd, maak je projectteams die hier mee aan de slag gaan. Geef de teams een duidelijke opdracht en deadline en laat hen vervolgens de ideeën en plannen uitwerken. Denk bijvoorbeeld aan het ontwerpen van procesverbeteringen die in de vorm van pilots getest kunnen worden. Op die manier blijft het behapbaar én houd je voldoende bewegingsvrijheid om bij te sturen.
Ga bij complexere situaties uit van een doorlooptijd van één tot twee jaar, maar kijk telkens niet verder dan drie maanden vooruit.

Stap 3: Wees consistent & manage de communicatie
Gedurende het project is het belangrijk om aan te geven wat jij van iedereen verwacht en wat anderen van jou kunnen verwachten. Denk na over hoe je alle stakeholders kunt blijven informeren en betrekken. Wees heel transparant over de voortgang. Ook als het niet zo snel gaat als gehoopt of wanneer er onverwachte tegenslagen waren.

Het belangrijkste is om iedereen zo goed mogelijk te horen en te laten zien dat de problemen serieus aangepakt worden. Als het proces goed wordt bewaakt en er transparant wordt gecommuniceerd, zul je zien dat de problemen ook anders ervaren gaan worden. Het ergste wat je bij dit type verbeterprojecten kunt overkomen is het gebrek aan leiderschap en onduidelijkheid. Dat wekt alleen maar meer frustratie en ontevredenheid op, terwijl je dit juist wilde verlagen.

Stap 4: Afronding en doorontwikkeling
Het mooiste wat je kunt bereiken is dat er door deze aanpak zich een lerende groep vormt die met elkaar het proces of afdeling blijft door ontwikkelen. Ook lang nadat het oorspronkelijke probleem is aangepakt.
Je zult zien dat je het daarna niet meer hebt over woorden als medewerkerstevredenheid maar juist over bevlogenheid. Deze beweging gunt Team ANDARE iedereen.

Marisja Verweij
GAAT voor groei. Zowel op organisatorisch als financieel gebied.

Team ANDARE helpt organisaties haar verzuim te verlagen en haar medewerkers meer bevlogen te maken. Neem gerust contact met ons op om uw vraagstukken te bespreken:
 info@andare.nl |bel 038-4771110
Duurzame inzetbaarheid,… op de lange baan schuiven?